Avec l’évolution des nouvelles technologies, les professionnels du secteur médical ont la possibilité d’externaliser leur permanence téléphonique. Le télésecrétariat médical présente en effet de nombreux avantages, dont un gain de temps considérable permettant au médecin de se consacrer à sa patientèle. Cette solution flexible est idéale pour optimiser l’organisation au sein du cabinet et améliorer son image.

Le fonctionnement du télésecrétariat médical 

Le télésecrétariat médical s’adresse à l’ensemble des professionnels de santé, qu’ils soient généralistes ou spécialistes. Il s’agit d’un service qui consiste à confier à un tiers les activités pouvant être réalisées par un secrétaire classique en interne. Les prestations d’un télésecrétaire incluent entre autres la gestion des appels entrants, la prise de rendez-vous, la gestion des agendas, ainsi que la réalisation des tâches administratives. Le télésecrétaire peut également se charger d’orienter les patients, de transférer les appels vers le bon praticien, de qualifier les appels, ou encore de gérer les urgences.

Il existe différents types de télésecrétariat médical en fonction des besoins du cabinet, dont le télésecrétariat « hautement personnalisé ». Ce service permet de confier la gestion des appels des patients à un secrétaire indépendant. Le prestataire dans ce type télésecrétariat possède une meilleure connaissance des patients et des consignes d’urgence du cabinet. Cependant, il peut présenter un inconvénient si le volume d’appels à traiter s’avère trop important. Vous pouvez également opter pour le télésecretariat hébergé sur un plateau. Cette option garantit un temps de décrochage rapide et des horaires flexibles pour mieux répondre aux besoins des clients. Le télésecrétariat hybride se présente comme une solution idoine pour assurer un accueil téléphonique de qualité tout en traitant un important volume d’appels. L’implantation de la structure fait également partie des critères à prendre en compte pour choisir le prestataire en télésecrétariat médical. Si les agences locales ont l’avantage de bien connaître le réseau du médecin, les centres d’appels à l’étranger comme le telesecretariat medical à Madagascar  proposent des tarifs plus attractifs tout en garantissant une importante capacité de réponses d’appels. 

Les avantages de se tourner vers le télésecrétariat 

La mise en place d’un télésecrétariat médical peut être envisagée en cas de pic d’activité. Ce service permet ainsi de réduire la charge de travail du secrétaire en interne du cabinet et de gagner un temps précieux pour s’occuper de tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’accueil du patient, le suivi des dossiers, ou le traitement des appels plus urgents. L’externalisation s’avère également indispensable pour assurer la permanence téléphonique au sein du cabinet, même en cas d’absence du médecin ou du secrétaire. L’accueil téléphonique étant le point de contact principal entre le médecin et le patient, la disponibilité du télésecrétariat permet de créer un lien de confiance et de fidéliser la patientèle. Le recours au secrétariat à distance représente également un avantage financier non négligeable, vous permettant de réaliser des économies par rapport à la mise en place d’un service de secrétariat interne. Vous évitez les dépenses liées à l’acquisition du matériel et à la location de bureaux, ainsi que les salaires et les charges sociales inhérentes au recrutement du personnel. Le contrat d’externalisation s’adapte aux besoins réels du cabinet en ne facturant que les prestations réalisées.

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